Visforms 5
Einführung

Einführung

Einführung

Hinweis: Diese Feature sind Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.

PDF Dokumente mit Visforms zu erstellen ist ein sehr leistungsfähiges Feature.

Mit dem PDF-Feature können Sie:

  • Nach eigenen Wünschen für ein Formular beliebig viele PDF-Templates gestalten, aus denen später die PDF-Dokumente erzeugt werden.
  • In die PDF-Templates die Formular-Daten aber auch beliebig andere Daten aus der Datenbank als Platzhalter einbetten, die beim Druck mit den konkreten Daten gefüllt werden.
  • In mehreren Bereichen die PDF-Dateien aus den gestalteten PDF-Templates erzeugen lassen und nutzen:
    • Nach dem Absenden des Formulars.
    • In den Datenansichten im Frontend im Frontend.
    • In der Edit-Ansicht des PDF-Templates in der Administration.

PDF in Formular-Submit, Frontend und Administration

Sie können Ihre erstellten PDF-Templates verwenden, um PDF-Dokumente in den E-Mails, im Frontend sowie in der Administration zu erzeugen.
In der Übersicht sind zusätzlich die Stellen der jeweiligen Konfiguration hinzugefügt.

  • Absendung des Formulars mit anschließender Weiterverarbeitung der Formular-Daten.
    • PDF-Dokument als Download-Link im Ergebnis-Text.
      Einstellungen: Formular-Konfiguration, Reiter Ergebnis.
    • PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
      Einstellungen: Plugin E-Mail-Anhänge.
      Einstellungen: Formular-Konfiguration, Reiter E-Mail-Anhänge.
      Einstellungen: Formular-Konfiguration, Reiter Edit-E-Mail-Anhänge.
  • Im Frontend
    • PDF-Dokumente erzeugen in den Datenansichten im Frontend
      Einstellungen: Formular-Konfiguration, Reiter Datenanzeige im Frontend.
      Einstellungen: Formular-Konfiguration, Reiter Formular-Berechtigungen.
      • Berechtigung: PDF-Datei im Frontend erzeugen.
      • Berechtigung: PDF-Datei von eigenen Daten im Frontend erzeugen.
  • In der Administration
    • PDF-Dokumente erzeugen in der Edit-Ansicht des PDF-Templates
      • Einstellungen: PDF-Template-Konfiguration, Reiter Vorschau.

Von einfach bis anspruchsvoll

Ein einfaches gleichzeitig ansprechendes PDF-Template ist mit etwas HTML-Kenntnissen rasch erstellt. Ein ausgefeiltes PDF-Template mit aufwendigem Design ist ebenfalls möglich und selbstverständlich mit größerem Aufwand und tieferen HTML-Kenntnissen verbunden.

Abhängig von der Nutzung und dem Anspruch an die Daten kann ein PDF-Template auch beliebig komplex werden. Insbesondere dann, wenn zusätzliche Daten aus anderen Tabellen oder eingebettete Daten-Listen involviert sind.

Eine grobe Richtschnur für Aufwand und Komplexität von einfach bis anspruchsvoll:

  • Das PDF-Template gestalten und Formular-Daten einfügen.
  • Das PDF-Template sehr detailliert gestalten.
  • Zusätzlich einzelne Daten aus anderen Tabellen einbetten.
  • Zusätzlich ganze Daten-Listen aus anderen Tabellen einbetten.

Im Falle des Drucks gleich mehrerer Formular-Datensätze von einfach bis anspruchsvoll:

  • PDF-Template als ganzes wiederholen mit optionalem automatischen Seitenumbruch nach jedem Datensatz.
  • PDF-Template bei dem nur ein kleinerer eingebetteter HTML-Teil der pro Datensatz wiederholt wird.

Hinweis: In vielen Fällen kann ein einmal erstelltes PDF-Template gleichzeitig für den Druck nur eines einzelnen Datensatzes (etwa als E-Mail-Anhang in der E-Mail nach dem Absenden des Formulars) oder mehrerer Datensätze (etwa alle Formular-Übermittlungen eines Benutzers in der Daten-Ansicht) genutzt werden.

Die Anzahl der Datensätze

Bei der Nutzung der PDF-Templates gibt es einen wichtigen Umstand zu beachten.

Es geht um die Anzahl der Datensätze, die herangezogen werden, um aus dem gewählten PDF-Template das fertige PDF-Dokument zu erzeugen:

  • Es gibt genau 1 Datensatz.
  • Es gibt mehrere Datensätze.

Es gibt genau 1 Datensatz

Der Erzeugung des PDF-Dokumentes liegt genau 1 Datensatz mit den übermittelten Formular-Daten zugrunde. Der Inhalt des PDF-Templates wird genau 1 Mal abgearbeitet.

Hinweis: Es gibt die Möglichkeit einen manuellen Seitenumbruch in das PDF-Template einzufügen.

Diese Situation besteht in den folgenden Fällen:

  • Im Frontend
    • Versenden des Formulars mit anschließender Erzeugung und Weiterverarbeitung des PDF-Dokumentes in einer der folgenden Formen:
      • PDF-Dokument als Download-Link im Ergebnis-Text.
      • PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
    • Druck eines einzelnen Formular-Datensatzes in der Datenansicht im Frontend.
  • In der Administration
    • Druck in der Edit-Ansicht des PDF-Templates auf dem Reiter Vorschau:
      • Wenn Sie die Option Datensatz ID auf dem Reiter Vorschau auswählen.
        Es wird nur der eine Datensatz passend zur gewählten Datensatz-ID gedruckt.
      • Wenn Sie die zahlreichen Filter-Möglichkeiten und Auswahl-Möglichkeiten so einstellen, dass nur 1 Datensatz übrig bleibt.

Es gibt mehrere Datensätze

Der Erzeugung des PDF-Dokumentes liegen mehrere Datensätze mit übermittelten Formular-Daten zugrunde. Der Inhalt des PDF-Templates wird mehrfach abgearbeitet, also 1 Mal pro Datensatz. Eine Auswahl der verwendeten Datensätze ist jeweils auf unterschiedliche Weisen möglich.

Hinweis: Ob für den nächsten Datensatz eine neue Seite begonnen wird legt die Option Einzelseite pro Datensatz auf dem Reiter PDF-Einstellungen im PDF-Template fest.

Diese Situation besteht in den folgenden Fällen:

  • Im Frontend
    Druck in der Daten-Ansicht im Frontend aller angezeigten Formular-Datensätze.
    Es werden alle durch die Anzeige-Filter konfigurierten Datensätze wie folgt verwendet:
    • Alle Datensätze die den Filter-Einstellungen entsprechen (also alle gefilterten Datensätze).
    • Die Listen-Position im Falle einer Listen-Navigation ist ohne Einfluss.
  • In der Administration
    Druck in der Edit-Ansicht des PDF-Templates auf dem Reiter Vorschau.
    Die verwendeten Datensätze können auf verschiedene Arten beliebig genau ausgewählt werden auf dem Reiter Vorschau und in Verbindung mit dem Reiter Datenauswahl.

PDF-Dokumentation am besten komplett von Anfang bis Ende durchlesen

Dieser Teil der Dokumentation ist eine Einführung in ein sehr leistungsfähiges aber technisch mehr oder weniger anspruchsvolles Feature. Diese Einführung enthält alle Einblicke und alle notwendigen Informationen darüber, wie die PDF-Dokumente mit Visforms funktionieren.

Wenn Sie Ihre ersten ein oder zwei PDF-Templates erstellt haben, wird Ihnen die Arbeit leicht von der Hand gehen. Den Anwendungsmöglichkeiten sowie den möglichen dynamischen Inhalten Ihrer PDF-Templates, sind kaum Grenzen gesetzt. Einfache PDF-Templates sind leicht zu erstellen.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen diesen Teil der Dokumentation komplett von Anfang bis Ende durchzulesen.

PDF-Dateien werden aus PDF-Templates erzeugt

PDF-Templates werden für ein bestimmtes Formular angelegt. Ein PDF-Template ist ein in HTML formatierter Text.

Das PDF-Template setzt sich aus bis zu drei einzelnen HTML-Texten zusammen:

  • Seiten-HTML
  • Seitenkopf-HTML
  • Seitenfuß-HTML.

Das HTML kann speziell formatierte Platzhalter enthalten, die während der Laufzeit mit aktuellen Daten ersetzt werden.

Zu den möglichen Daten der Parameterersetzung gehören unter anderem:

  • die Formulardaten einer Übertragung,
  • die Formulardaten aller oder ausgewählter Übertragungen,
  • die Formulardaten anderer Formulare,
  • beliebige Daten aus der Datenbank,
  • Feld-Parameter,
  • Formular-Parameter,
  • Benutzerinformationen,
  • inhaltliche Dokumentinformationen wie laufende Seitenzahl und Druckdatum,
  • Kontrollanweisungen wie
    • Dokumentformatierungen, etwa ‘Neue Seite danach’,
    • Anweisungen für Schleifen und Iterationen.

Die Ersetzung der Platzhalter im PDF-Template kann auch rekursiv erfolgen. Damit werden Listen als PDF-Dokumente möglich, die etwa für alle Kunden jeweils alle Bestellungen aus dem laufenden Jahr aufzeigen. Für jeden Kunden kann ein Seitenumbruch erfolgen auf eine neue Seite, die mit Kundeninformation beginnt.

Die für Iteration gekennzeichneten Stellen werden im PDF-Template wie folgt behandelt:

  • kopiert,
  • enthaltenen Platzhalter ersetzt und
  • dem PDF-Dokument fortschreitend angehängt.

Welche Datensätze automatisch verwendet werden, hängt auch von der Einsatzstelle ab.

Es wird unterschieden, ob das fertige PDF-Dokument erzeugt wird

  • vom Frontend aus oder
  • von der Administration aus.

Nachdem die Platzhalter im PDF-Template Text ersetzt wurden, wird aus dem HTML mit Hilfe der Library TCPDF ein PDF-Dokument erzeugt.

PDF-Templates anlegen, testen und nutzen

Visforms unterstützt Sie mit flexiblen Platzhaltern, leistungsfähigen Tools für das Ersetzen der Platzhalter und einer auf SQL basierten umfangreichen Datensatzauswahl.

Sie verwalten die PDF-Templates in der Visforms Administration mit folgenden Möglichkeiten

  • erzeugen,
  • testen und
  • direkt nutzen.

PDF-Templates können in der Administration über die entsprechenden Buttons in der Button-Leiste direkt genutzt werden. Für diesen Fall stehen Ihnen ebenfalls sehr flexible Tools zur Auswahl der Datensätze zur Verfügung, die für die konkrete Erzeugung des PDF-Dokuments aus dem PDF-Template verwendet werden sollen.

PDF-Templates können aber auch von den Benutzern Ihrer Webseite im Frontend genutzt werden. Benutzer Ihrer Webseite können etwa PDF-Dokumente mit den Daten, die sie in Formularen übermittelt haben, im Frontend herunterladen.

Bearbeitung von PDF-Templates gleicht der Bearbeitung von Feldern

Grundsätzlich funktioniert die Erstellung von PDF-Templates genauso, wie Visforms im Allgemeinen funktioniert. So wie ein Formular gleich mehrere Felder besitzt, kann ein Formular auch mehrere PDF-Templates besitzen. Was Sie von der Bearbeitung der Visforms Felder in Bezug auf ein Formular wissen, gilt grundsätzlich auch für die Visforms PDF-Templates.

PDF-Templates sind an ein Formular gebunden

Hinweis: Einige Einstellungen, wie die auf den Reitern "Allgemein" und "PDF Einstellungen" sind weitgehend selbsterklärend und werden hier nicht weiter besprochen.

Das Konzept ist Ihnen von den Formular-Feldern bereits gut vertraut.

Sie können die Verwaltung von PDF-Templates also nur erreichen, wenn Sie

  • in der Konfiguration eines konkreten Formulars sind oder
  • in der Formularübersichtsliste sind.
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