Möglichkeiten von E-Mail-Anhängen
Hinweis: Einige der Features sind nur in der Visforms Subscription enthalten.
Es gibt verschiedene und über die Konfigurationen verteilte Möglichkeiten, um einer E-Mail Datei-Anhänge hinzuzufügen. Im Folgenden werden alle Möglichkeiten von E-Mail-Anhängen und deren Konfiguration beschrieben.
Formular-Konfiguration
In der Formular-Konfiguration befindet sich die zentrale Einstellung, um durch im Formular enthaltene Felder vom Feld-Typ Datei Upload hochgeladene Dateien als mögliche Anhänge der E-Mail zu erlauben:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Optionen » Unter-Reiter: Administrator E-Mail und
Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Optionen » Unter-Reiter: Benutzer E-MailGruppe: Automatische Dateianhänge » Parameter: Hochgeladene Dateien = “Ja” oder “Nein”.
Hinweis: Um den E-Mail-Anhang einzelner Felder vom Feld-Typ Datei Upload tatsächlich in die E-Mail einzuschließen, muss der E-Mail-Anhang zusätzlich in der jeweiligen Feld-Konfiguration aktiviert sein.
Feld-Konfiguration Datei-Upload Feld
In der Feld-Konfiguration befindet sich die Einstellung, um die hochgeladene Datei als E-Mail-Anhang zu aktivieren:
- Feld-Konfiguration » Reiter: Erweitert
Gruppe: E-Mail-Einstellungen » Parameter: An Administrator E-Mail anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Gruppe: E-Mail-Einstellungen » Parameter: An Benutzer E-Mail anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Hinweis: Um den E-Mail-Anhang von Feldern vom Feld-Typ Datei Upload tatsächlich in die E-Mail einzuschließen, muss der E-Mail-Anhang zusätzlich zentral in der Formular-Konfiguration erlaubt sein.
Der Dateiname kann individuell festgelegt werden mit folgender Einstellung (Visforms Subscription):
- Feld-Konfiguration » Reiter: Erweitert
Gruppe: E-Mail-Einstellungen » Parameter: Name des Anhangs = ‘Kompletter Name der hochgeladenen Datei’.
Für den Parameter Name des Anhangs können Visforms-Platzhalter verwendet werden.
Das in der E-Mail verwendete Label kann individuell festgelegt werden mit folgender Einstellung (Visforms Subscription):
- Feld-Konfiguration » Reiter: Erweitert
Gruppe: E-Mail-Einstellungen » Parameter: Abweichendes Label für E-Mails = ‘Mein E-Mail Label der hochgeladenen Datei’.
Plugin E-Mail-Anhänge
Hinweis: Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Das Plugin Visforms - E-Mail Anhänge ermöglicht weitere Arten der E-Mail-Anhänge:
- Beliebige Dateien auf dem Web-Server.
- CSV-Anhang der Formular-Daten für die Administrator-E-Mail.
- Die E-Mail als PDF-Anhang.
- PDF-Anhänge basierend auf den individuell erstellten PDF-Templates des Formulars.
Das Plugin Visforms - E-Mail Anhänge erzeugt die beiden zusätzlichen Reiter E-Mail Anhänge und Edit E-Mail Anhänge in der Formular-Konfiguration.
Hinweis: Das Plugin muss aktiviert sein, damit die beiden zusätzlichen Reiter in der Formular-Konfiguration zu sehen sind.
Plugin: Beliebige Dateien abhängen
Hinweis: Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Sie können der Benutzer E-Mail und der Administrator E-Mail beliebige Dateianhänge hinzufügen.
Klicken Sie auf den folgenden Button Neuer Anhang um in der Anhang-Liste einen neuen Eintrag zu erzeugen:
- Feld-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Feld-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: Datei-Anhänge » Button Neuer Anhang.
Tragen Sie im neuen Eintrag der Anhang-Liste den relativen Pfad-Namen der Bild-Datei in der Joomla-Instanz ein und aktivieren Sie den Dateianhang für die gewünschten E-Mail-Typen:
- Feld-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Feld-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: Datei-Anhänge » Anhang-Liste » Parameter: Anhang = ‘Relativer Pfad-Name der Bild-Datei in der Joomla-Instanz’.
Gruppe: Datei-Anhänge » Anhang-Liste » Parameter: An Benutzer E-Mail anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Gruppe: Datei-Anhänge » Anhang-Liste » Parameter: An Administrator E-Mail anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Hinweis: Sie müssen die Datei gegebenenfalls zuerst mithilfe des Media-Managers oder eines FTP-Tools auf den Web-Server hochladen.
Hinweis: Für den Parameter Anhang der Anhang-Liste sind keine Platzhalter erlaubt.
Relative Pfad-Angabe
Liegt Ihre Datei mit Namen my-image.pdf beispielsweise direkt im Verzeichnis images der Joomla Installation, dann müssen Sie als relativen Pfad-Namen in der Joomla-Instanz images/my-image.pdf eintragen.
Anwendungen
Häufig verbreitete Anwendungen der fest konfigurierten Datei-Anhänge für E-Mails sind etwa das Anhängen von:
- Allgemeine Geschäft-Bedingungen,
- Anfahrtsskizzen,
- Teilnehmer-Unterlagen.
Plugin: Formular-Daten anhängen
Hinweis: Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Die Formular-Daten können als PDF-Dokument und als CSV-Datei der E-Mail angehängt werden.
- Es sind mehrere PDF-Dokumente möglich, je eines pro veröffentlichtem PDF-Template.
- Bei der CSV-Datei kann allein der Datensatz der aktuellen Formular-Übertragung oder alle Formular-Datensätze enthalten sein.
Für den Datenexport nach CSV existieren zahlreiche Parameter um Inhalt und Form der CSV-Datei im Detail festzulegen.
Hinweis: Es gibt Unterschiede in den Möglichkeiten der angehängten Formular-Daten zwischen Administrator E-Mail und Benutzer E-Mail.
PDF der Administrator-E-Mail
Das PDF beider E-Mail-Typen kann der Administrator E-Mail als Datei-Anhang angefügt werden:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: PDF-Anhang Optionen für die Administrator E-Mail » Parameter: Administrator E-Mail als PDF anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Gruppe: PDF-Anhang Optionen für die Administrator E-Mail » Parameter: Benutzer E-Mail als PDF anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Für alle veröffentlichten PDF-Templates des Formulars, kann das daraus erzeugte PDF-Dokument der Administrator E-Mail als Datei-Anhang angefügt werden:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: PDF-Anhang Optionen für die Administrator E-Mail » Parameter: PDF-Dokumente anhängen = “Mehrfachselektion der veröffentlichten PDF-Templates”.
Hinweis: Der Dateiname des PDF-Dokumentes wird in der PDF-Template-Konfiguration festgelegt.
Hinweis: Für den Dateinamen des PDF-Dokumentes in der PDF-Template-Konfiguration sind Visforms-Platzhalter möglich.
PDF der Benutzer-E-Mail
Das PDF der Benutzer E-Mail kann der Administrator E-Mail als Datei-Anhang angefügt werden:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: PDF-Anhang Optionen für die Benutzer E-Mail » Parameter: Benutzer E-Mail als PDF anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Für alle veröffentlichten PDF-Templates des Formulars, kann das daraus erzeugte PDF-Dokument der Administrator E-Mail als Datei-Anhang angefügt werden:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: PDF-Anhang Optionen für die Benutzer E-Mail » Parameter: PDF-Dokumente anhängen = “Mehrfachselektion der veröffentlichten PDF-Templates”.
Hinweis: Der Dateiname des PDF-Dokumentes wird in der PDF-Template-Konfiguration festgelegt.
Hinweis: Für den Dateinamen des PDF-Dokumentes in der PDF-Template-Konfiguration sind Visforms-Platzhalter möglich.
CSV der Administrator-E-Mail
Die CSV-Export-Datei des Datensatzes der aktuellen Formular-Übertragung oder die Datensätze aller Formular-Übertragungen können der Administrator E-Mail als Datei-Anhang angefügt werden:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: CSV-Anhang Optionen für Administrator E-Mail » Parameter: Daten als CSV-Datei anhängen = “Ja” oder “Nein”.
Inhalt und Form der CSV-Export-Datei kann in zahlreichen Details konfiguriert werden.
Enthaltene Datensätze
Insbesondere können nur der Datensatz der aktuellen Formular-Übertragung oder die Datensätze aller Formular-Übertragungen in der CSV-Export-Datei enthalten sein:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: CSV-Anhang Optionen für Administrator E-Mail » Parameter: Nur diesen Datensatz = “Ja” oder “Nein”.
Dateiname
Insbesondere kann der Dateiname der CSV-Export-Datei konfiguriert werden:
- Formular-Konfiguration » Reiter: E-Mail Anhänge und
Formular-Konfiguration » Reiter: Edit E-Mail AnhängeGruppe: CSV-Anhang Optionen für Administrator E-Mail » Parameter: Name der CSV Datei = ‘Meine CSV-Datei.csv’.
Hinweis: Für den Dateinamen der CSV-Export-Datei sind Visforms-Platzhalter möglich.