Probleme beim E-Mail Empfang
E-Mails, die nicht wie erwartet ankommen, sind die Stelle, an der am ehesten auffällt, wenn etwas nicht korrekt funktioniert:
- Falls irgendwo im gesamten Prozess der Formular-Versendung und Formular-Daten-Verarbeitung etwas nicht funktioniert.
- Falls an der Joomla Installation oder der E-Mail-Konfiguration selbst etwas nicht in Ordnung ist.
- Falls einer der zahlreichen involvierten Player die E-Mail nicht wie erwartet empfängt, verarbeitet und zustellt.
Hinweis: Innerhalb von Visforms ist das Versenden von E-Mail eine sehr stabile und fehlerfreie Funktionalität. Viele Probleme im Zusammenhang mit Versand und Empfang von E-Mails haben Gründe, die nicht ursächlich mit Visforms zu tun haben.
Zahlreiche Player
Am Workflow des Versendens von E-Mails sind wirklich zahlreiche Player beteiligt.
Die folgenden Bereiche sind nicht Teil von Visforms, sondern liegen in der Verantwortung des jeweiligen Administrators:
- Joomla,
- ein selbst betriebener Webmailer,
- der E-Mail-Provider,
- der E-Mail-Server,
- der E-Mail-Client,
- IP Black-Listen,
- diverse andere Spamfilter.
Hinweis: Die Konfiguration dieser Player ist regelmäßig die Ursache dafür, dass E-Mails nicht wie erwartet ankommen.
Der E-Mail-Empfang kann abgelehnt werden
Die verwendete E-Mail-Adresse kann beim Empfänger abgelehnt werden. Auch kann die gesamte Domäne, unter der die E-Mail versendet wird, auf die eine oder andere Weise beim Empfänger geblockt sein.
Hinweis: Manchmal ist diese Ablehnung auch nur temporär, kurzzeitig und vorübergehend.
Abweichende Domäne in der Absender-E-Mail
In der Formular-Konfiguration ist für den Parameter Absender-E-Mail bei Benutzer-E-Mail und Administrator-E-Mail Vorsicht geboten.
Die Domäne der E-Mail-Adresse für den Parameter Absender-E-Mail sollte unbedingt mit der Domäne übereinstimmen, unter der die E-Mail versendet wird:
- Bei SMTP und IMAP ist das die Domäne des E-Mail-Kontos.
- Beim Betrieb eines eigenen Web-Mailers ist das die Domäne des verwendeten Web-Mailers.
Hinweis: Prominente E-Mail-Provider stufen eine E-Mail mit einer abweichenden Domäne in der Absender-E-Mail als Spam ein und lehnen den Empfang der E-Mail ab.
Betrieb eines eigenen Web-Mailers
Beim Betrieb eines eigenen Web-Mailers sollte die Domäne der Absender-E-Mail unbedingt mit der Domäne des verwendeten Web-Mailers übereinstimmen.
Hinweis: Falls der Web-Mailer als Teil der Joomla-Instanz betrieben wird, sollte daher die Domäne der Absender-E-Mail mit der Domäne der Joomla-Instanz übereinstimmen.
Als Spam blockiert
Sind alle oben genannten Tests positiv, dann liegt das Problem in der Regel daran, dass die Mails als Spam blockiert werden. Wir bemühen uns kontinuierlich die von Visforms generierten Mails so zu gestalten, dass Sie den Standards entsprechen. Bitte beachten Sie auch die diesbezüglichen Hinweise in den Beschreibungen einiger E-Mail Optionen.
Deshalb liegt die Ursache, warum die Mails als Spam geblockt werden, in der Regel nicht an Visforms. Es liegt viel eher z.B. an der Server-Konfiguration oder Firewall-Einstellungen des empfangenden E-Mail-Systems. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Provider.
Spamfilter mit Punkte-System
Viele E-Mail-Provider nutzen E-Mail-Spamfilter, die nach einem Punkte-System arbeiten. Es gibt ein Set von Filtern und jeder Filter ist mit einer Anzahl von Zähl-Punkten verknüpft. Liegt die Gesamtzahl aller Punkte, die durch alle Filter für eine E-Mail errechnet werden, über einem Schwellenwert, dann wird die E-Mail als Spam angesehen und blockiert.
Hohe Punkte durch “ReplyTo” Header
Manche E-Mail-Spamfilter vergeben insbesondere dann recht hohe Punkte, wenn im “ReplyTo” Header eine Freemail-Adresse steht. Zu einem Freemail-Account gehören E-Mail-Adressen der E-Mail-Provider wie etwa Gmail, freemail, GMX oder Yahoo.
Wenn also ein Benutzer mit einem Freemail-Account das Formular ausfüllt, wird der Grenzwert überschritten und die Ergebnismail folglich als Spam geblockt. Dieser Grenzwert kann in der Regel von Ihnen selbst konfiguriert werden. Daher kann es in diesem Fall sinnvoll sein, den Grenzwert etwas höher zu setzen, etwa vom Defaultwert 5 auf 6.